Identifier le potentiel d'économies grâce à l'analyse FM

État de la situation

Faut-il ou non le faire soi-même ?

Si vous voulez atteindre un certain objectif, vous devez d’abord savoir où vous en êtes. Cela vaut aussi bien pour la vie privée que pour les questions d’entreprise. Les établissements de santé suisses doivent actuellement trouver des moyens d’optimiser leurs processus et de les rendre plus efficaces, car la pression sur les coûts est de plus en plus forte dans l’industrie. La question se pose pour toutes les prestations qui ne relèvent pas des activités principales : faut-il ou non les réaliser soi-même ?

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Pour prendre la bonne décision, la première étape consiste à dresser un état de la situation. ISS offre cette possibilité avec l’analyse du potentiel et d’exploitation. « Il s’agit d’une sorte de système de navigation », explique Peter Feucht, Senior Business Consultant IFS Solutions chez ISS. « Ensemble, nous pouvons déterminer où en est le client. Ensuite, nous lui montrons les voies à prendre et les objectifs possibles. »

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Potentiel d'économie

Processus de soutien

L’analyse du potentiel et d’exploitation est un outil pour les cadres. « Nous montrons à quel point le potentiel d’économie dans les processus de soutien est élevé », explique Claude Giger, Business Development Manager Healthcare chez ISS et responsable de la réalisation des analyses en collaboration avec Peter Feucht. Il est souvent plus important que prévu. D’après l’expérience passée, les hôpitaux et les maisons de repos pourraient en moyenne économiser environ 30 pour cent des coûts des processus de soutien, selon Claude Giger. « C’est une grosse part du gâteau. » Les coûts de FM représentent généralement environ un cinquième des coûts d’exploitation totaux.

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Le potentiel d’optimisation se révèle habituellement dans quatre domaines :

• la technique de bâtiment
• la conciergerie
• la logistique
• la gastronomie 

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« Les économies sont souvent réalisées en adaptant les processus et les structures sans affecter la qualité ou les salaires », explique Claude Giger en donnant cet exemple : « Cela n’a pas beaucoup de sens de faire appel à des techniciens bien formés et relativement coûteux pour tondre la pelouse juste parce qu’ils ne sont pas sollicités pour l’entretien technique. » L’organisation du nettoyage, elle aussi, est une question importante pour les établissements de santé en particulier. La plus grande partie des tâches de nettoyage se fait le matin, mais la plupart du personnel de nettoyage travaille à temps plein. Enfin, en cuisine, la planification des menus pourrait être adaptée. « Pourquoi ne pas introduire un plan de menus mensuel répétitif, étant donné que la durée moyenne de séjour des patients est de trois à six jours ? »

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D’après l’expérience passée, les hôpitaux et les maisons de repos pourraient en moyenne économiser environ 30 pour cent des coûts des processus de soutien.

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Analyse

Offre en deux étapes

Le point sur la situation réalisé avec ISS consiste en deux offres distinctes et combinables : lors de l’analyse du potentiel, les coûts dans le domaine de soutien sont d’abord déterminés et soumis à une comparaison avec le marché. ISS dispose pour cela d’une base de données de référence fondée sur des années d’expérience dans le Facility Management. Les spécialistes d’ISS analysent non seulement les coûts, mais aussi l’organisation, les processus et, si nécessaire, l’infrastructure en étroite collaboration avec les membres de la direction du client. Après environ six semaines, ISS remet au client un rapport d’analyse de 20 pages qui contient un aperçu des coûts et des potentiels d’économies ainsi que des propositions d’action concrètes.

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La deuxième offre est l’analyse d’exploitation, qui s’appuie sur l’analyse du potentiel et va encore plus loin sur le plan technique. Lors de trois à cinq visites de l’entreprise, les experts d’ISS se font une idée de la situation et posent des questions très précises. Le résultat est un rapport final de 40 pages, disponible en moyenne au bout de trois mois. Des mesures détaillées sont proposées et discutées lors d’un entretien final avec le client. « Nous sommes totalement transparents et nous esquissons des mesures sans nous soucier de la question de savoir qui finira par les mettre en œuvre », explique Peter Feucht.

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Expertise et expérience

Potentiels réalisables

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Claude Giger et Peter Feucht sont les premiers contacts pour les clients de l’industrie de la santé qui s’intéressent à l’analyse du potentiel et d’exploitation. « On nous demande de temps en temps si nous ne voulons vendre nos prestations FM qu’avec l’analyse », affirme Claude Giger. « Bien sûr, nous sommes très heureux lorsque les clients sont si satisfaits qu’ils confient un mandat à ISS une fois l’analyse terminée. » Mais cela va bien au-delà.

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En tant que l’un des principaux prestataires de Facility Services, ISS connaît exactement le prix de ces prestations sur le marché. « Cela rend notre analyse particulièrement crédible. Nous présentons des chiffres en ligne avec le marché », explique Claude Giger. Ceux-ci doivent être durables, surtout si le client décide finalement d’externaliser les services. « Grâce à notre expérience et expertise, nous offrons la certitude que le potentiel présenté est réalisable. C’est là que réside notre force », souligne Peter Feucht.